La revolución documental y los mensajes de datos digitales.

Por: Erick Rincón Cárdenas. Gerente General de Certicámara. Para SAGINFO COLOMBIA

Hace algunos años el ciclo de vida de un documento estaba basado en un proceso físico que finalizaba en montañas interminables de papel. Hoy, no lejos de esa realidad en muchas organizaciones, se destacan otras que le apuestan a la sostenibilidad y a la responsabilidad con el medio ambiente a través de la desmaterialización o sustitución del papel por los mensajes de datos digitales.

Colombia desde 1999 cuenta con una habilitación legal dada a través de la Ley 527 que permite que la conservación de esos mensajes de datos digitales garanticen también la integridad y autenticidad del documento electrónico creado.

Dado lo anterior, en todos los contextos de documentos, la conservación desempeña un papel importante y tiene asociados varios aspectos, entre los que se deben resaltar la duración y  accesibilidad, en función de la naturaleza del documento. Éste debe ser susceptible de conservarse por cierto tiempo (siendo posible su eventual destrucción después de un período), y el acceso al mismo debe garantizarse, sea que se trate de un documento público o restringido. 

Es en razón de la conservación de documentos electrónicos y para dar cumplimiento a la normatividad vigente que existe en nuestro país el servicio de archivo confiable de mensaje de datos que es prestado por las entidades de certificación digital, las cuales se encargan de su almacenamiento seguro incorporando firmas digitales que pueden probar a futuro la existencia del documento y el sello de tiempo que garantiza la integridad de la información.

Para que sea tenido en cuenta por las organizaciones, un servicio de archivo confiable de documentos electrónicos debe cubrir las siguientes necesidades:

•            Archivo de todo tipo de documentos.

•            Estampado cronológico de los documentos.

•           Garantizar que el documento custodiado no ha sido modificado durante su permanencia en el archivo, y consecuentemente puede mantener el valor legal que tenía al momento de ser archivado.

Mientras que el papel tiene el problema de su posible degradación con el tiempo, el archivo o soporte electrónico debe también tener presente la validez temporal de las firmas digitales que se asocian al documento. En este último aspecto, la organización debe elegir los plazos de archivo y conservación, donde se sugiere que sean cortos o medianos para afrontarse con relativa facilidad. Si se opta por un ciclo de vida de largo para la conservación del documento electrónico, se deben fijar formatos que se acepten en custodia y revisar si es necesario recurrir a la emulación de formatos antiguos.

La revolución documental ha llegado y es hora de explotar las bondades y herramientas que ofrecen de las tecnologías de la información. Aunque no es fácil cambiar el chip en las organizaciones de darle validez solo a lo que vemos plasmado en el papel, el reto está en trasladar esos miles de folios resguardados en bodegas a carpetas digitales que permitan conservar un archivo electrónico con seguridad jurídica y consultarlo a la velocidad de un clic.